Artigos sobre: Compras e estoque

Entrada de mercadoria pelo XML

Toda nota que um fornecedor emite contra o seu CNPJ fica disponível na SEFAZ. O Luminus+ busca essas notas, e delas monta a compra: estoque atualizado e conta a pagar lançada, sem digitar item por item.

Vá em Fiscal › Notas recebidas.

1. Buscar as notas na SEFAZ

Clique em Consultar SEFAZ. O sistema traz as notas emitidas contra o seu CNPJ que ainda não tinham sido baixadas.

Para isso funcionar é preciso ter o certificado digital A1 instalado — é ele que autoriza a consulta.

2. Manifestar

A SEFAZ espera que o destinatário diga o que faz com cada nota. É a manifestação do destinatário, e ela tem quatro respostas:

Manifestação	Quando usar
Ciência da operação	"vi que existe, ainda não conferi"
Confirmada	a mercadoria chegou e está certa
Desconhecida	não reconheço essa nota
Não realizada	a operação não aconteceu (recusa, devolução)

"Desconhecida" não é o botão do "não sei"Ela declara à SEFAZ que a sua empresa não reconhece aquela nota emitida contra o seu CNPJ — é a resposta para nota emitida indevidamente ou com CNPJ errado. Quando você só ainda não conferiu a mercadoria, a resposta é Ciência da operação.

Em muitos casos o XML completo só fica disponível depois da manifestação. Se a nota aparecer sem os itens, é isso: manifeste e consulte de novo.

3. Lançar a compra

Com o XML completo em mãos, lance a compra a partir da nota. É aqui que entra o de-para de produtos: o código que o fornecedor usa não é o seu.

Para cada item da nota, aponte o produto correspondente no seu cadastro. O sistema guarda essa correspondência — na próxima nota do mesmo fornecedor, os itens já vêm ligados sozinhos.

Item que ainda não existe no seu cadastro pode ser criado na hora.

Por que vale fazer o de-para com calma na primeira vezEle é feito uma vez por produto e por fornecedor. Meia hora na primeira nota economiza todas as próximas, e evita o pior cenário: dois cadastros do mesmo produto, com estoque dividido entre eles e nenhum dos dois batendo com a prateleira.

Lançada a compra, duas coisas acontecem:

o estoque sobe, com a quantidade e o custo da nota
a conta a pagar é criada, com o vencimento da nota — confira em Financeiro › Contas e extrato

Notas que não viram compra

Algumas notas não entram no estoque, de propósito:

cancelada e denegada — a operação não existe
devolução — a mercadoria está saindo, não entrando
sem detalhe liberado — o XML ainda não tem os itens; manifeste primeiro

Importar qualquer uma delas criaria estoque que não existe na prateleira.

Baixar o XML

O Baixar XML entrega o arquivo original, que é o que o contador precisa para a escrituração. O Copiar chave de acesso copia os 44 dígitos, úteis para consultar a nota em qualquer portal.

Guarde os XML, não os PDFO que tem valor fiscal é o XML. O PDF (o DANFE) é só a representação impressa dele. Fiscalização pede o XML.

Serviços tomados

NFS-e que você recebe de prestadores não passa por aqui. Elas não têm manifestação, não movimentam estoque, e seguem um caminho próprio — a retenção de ISS e de INSS, quando houver, é lançada no financeiro.

Deu certo?

Uma compra lançada deixa dois rastros, e vale conferir os dois:

O estoque subiu na quantidade da nota, em Comprar › Estoque
A conta a pagar foi criada, com o vencimento da nota, em Financeiro › Contas e extrato

Se não funcionar

A nota não aparece na consulta. Ou ela ainda não foi transmitida pelo fornecedor, ou o certificado venceu. Confira a validade em Configurações › Fiscal.

A nota aparece sem os itens. Falta manifestar. Dê Ciência da operação e consulte de novo.

O estoque subiu no produto errado. O de-para apontou para o cadastro errado. Corrija o vínculo e lance um ajuste para acertar os dois saldos — o certo e o que foi somado por engano.

Atualizado em: 11/11/2026

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